第一条 为提高学校公文处理工作规范化、制度化、科学化水平，根据《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号)、《山东省〈党政机关公文处理工作条例〉实施办法（试行）》（鲁办发〔2012〕25号）规定，结合学校工作实际，制定本办法。
第二条 本办法适用于校党委、校行政以及党政各部门、各党总支（党委）、各学院、直属单位和群团组织（下称各部门、单位）的公文处理。
第三条 学校公文是学校实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党和国家的路线方针政策，发布决策和部署工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。
第四条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列互相关联、衔接有序的工作。
第五条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第六条 各部门、单位负责人应高度重视并做好本部门、单位的公文处理工作。各部门、单位应设立专（兼）职文秘人员负责本部门、单位的公文处理工作。专（兼）职文秘人员应当具有较高的政治和业务素质，恪尽职守，严谨细致，遵守纪律，保守秘密。
第七条 校党委办公室、校长办公室主管学校的公文处理工作，负责学校公文制发、办理、管理及安全保密，制定与实施学校公文处理工作规章制度；负责对各部门、单位的公文处理工作进行业务指导和督促检查。
第二章 公文种类
第八条 学校适用的公文种类主要包括：
（一）决议。适用于经学校党代会、教代会等重大会议讨论通过并要求贯彻执行的重要决策事项。
（二）决定。适用于学校对某些重要问题或重大事项做出决策和部署。
（三）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（四）通知。适用于传达上级机关指示精神；要求各部门周知或者办理的事项；批转、转发公文；发布规章制度，印发工作总结、计划等。
（五）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
（六）报告。适用于向上级机关汇报工作，反映情况，回复上级机关询问等。
（七）请示。适用于向上级机关请求指示、批准或帮助。
（八）批复。适用于答复下级部门、单位的请示事项。
（九）函。适用于同级或不相隶属部门、单位之间商洽工作，询问或答复问题，请求批准和答复审批事项。
（十）纪要。适用于记载和传达会议主要情况和议定事项。
第三章 公文格式
第九条 公文一般由版头、主体和版记等3部分组成。
第十条 公文版头部分包括：份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人等要素。
（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。一般用6位3号黑体阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。
（二）密级和保密期限。涉及国家和学校秘密的公文应当标明秘密等级和保密期限。用3号黑体字顶格编排在版心左上角第二行。密级和保密期限用“★”隔开。
（三）紧急程度。紧急公文应当在版心左上角用3号黑体字顶格标注紧急程度。如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
（四）发文单位标志。由发文单位全称或者规范化简称加“文件”组成，也可只用发文单位全称或规范化简称，红色套印。联合行文时，发文单位标志可以并用联合发文单位名称，也可以单独用主办单位名称。学校发文单位标志主要形式及使用范围：
1.“中共山东理工大学委员会文件”、“山东理工大学文件”适用于印发学校决定、工作部署、以学校党委、行政名义下发的学校综合性通知、工作安排等；批复、批转校内各部门、单位的重要请示、报告、意见；公布根据学校决定设置和调整的各类机构；任免干部，校级表彰奖励和惩处；公布由党委常委会议、校长办公会议通过的规章制度等。
2.“中共山东理工大学委员会”、“山东理工大学”适用于向上级党委政府及有关部门的请示、报告；向不相隶属的校外各级党政管理部门询问、商榷、答复、请求批准有关事项；向校外不相隶属的单位询问、商榷或答复有关事项；发布学校各类专题会议纪要。
3.“中共山东理工大学委员会办公室文件”、“山东理工大学校长办公室文件”适用于转发上级机关的重要文件；印发上级领导和学校领导的重要讲话；印发部门规章和职责范围；印发非常设机构换届、成员调整名单；启用或废止校属管理机构和单位的印章；根据学校授权和决定，就全校带有综合性的工作做出具体安排和布置等。
4.“山东理工大学党委办公室”、“山东理工大学校长办公室”适用于印发全校性的重要会议通知和工作安排；印发学校非正式公布的讨论稿、征求意见稿；以校党委办公室、校长办公室名义出具的说明类函件等。
5.“中共山东理工大学纪律检查委员会文件”、“中国教育工会山东理工大学委员会文件”、“共青团山东理工大学委员会文件”、“山东理工大学学位评定委员会文件”分别适用于纪委、工会、团委和学位评定委员会制发公文。
6.“山东理工大学××处（部）”适用于印发部门、直属单位职权范围内的工作安排，印发根据上级和学校的工作部署，要求各单位和人员需要办理或知晓的事项；印发由各部门、直属单位向校内其它部门和单位答复的事项等。
7.“山东理工大学××党总支（党委）”和“山东理工大学××学院”适用于就本党总支（党委）和本学院的工作和有关事项做出安排；院级的表彰奖励和惩处；向学校及有关管理部门就有关问题、情况进行询问、商榷、答复、报告、请示等。
8.“中共山东理工大学委员会常务委员会会议纪要”、“山东理工大学校长办公会议纪要”，分别适用于印发党委常委会议、校长办公会议纪要。
学校党委、行政、党办、校办文件版头发文单位标志居中排布，高24毫米、宽140毫米，上边缘至版心上边缘为35毫米，下边缘与版头分隔线间隔35毫米。各部门、单位函件发文单位标志一般为高15毫米、宽140毫米，发文单位标志与分隔线间隔10毫米。
（五）发文字号。正式公文须编发文字号，发文字号一般由学校或部门、单位代字、年份、发文顺序号等部分组成。发文代字是发文部门、单位名称的简称，校党委的发文代字为“鲁理工大党发”，校行政的发文代字为“鲁理工大政发”，各部门、直属单位和学院的发文代字见附件，学位评定委员会的发文代字为“鲁理工大学位”。发文年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入。发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。如校党委文件的发文字号为“鲁理工大党发〔20××〕××号”，校行政文件的发文字号为“鲁理工大政发〔20××〕××号”。
普发性公文的发文字号编排在发文单位标志下空两行位置，居中排布在版头分隔线的上方；上行文的发文字号居左空一字编排在版头分隔线的左上方，与最后一个签发人姓名处在同一行。各部门、单位发文字号标注在版头分隔线的右下方。
（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字。签发人姓名用3号楷体。学校上行文签发人姓名要注在版头分隔线上方居右空一字，发文字号适度左移；各部门、单位上行文的签发人标注在红色双线下方居右空一字，发文字号适度左移。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。
第十一条 公文主体部分包括：标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章等。
（一）公文标题。公文标题应准确简要地概括公文的主要内容，一般由发文机关名称或规范的简称、事由和文种组成。标题一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形，不采用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏形。转发类公文标题，应避免冗长。在公文标题中，除法规、规章和规范性文件名称加书名号外，一般不加标点符号。
（二）主送机关。公文的主要受理机关。一般公文的主送机关编排于标题下空一行位置，居左顶格并加冒号。
1.校党委、党委各部门发至全校的文件，“主送机关”写“各党总支（党委），校党委各部门，各群团组织”；校行政、行政各部门发至全校的文件，“主送机关”写“各学院，校行政各部门、各直属单位”。发文范围较小的文件，“主送机关”写“各有关部门、单位”或直接列明部门、单位名称。
2.校党委、校行政对外行文，“主送机关”直接列明收文机关名称。
3.各部门、单位报校党委的请示、报告，主送机关写“校党委”；报校行政的，主送机关写“校行政”。
（三）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注，特殊情况下可以作适当调整；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字标注。标点符号应当符合排版规则，数字，年份不拆行。正文中需要引用其他公文时，按照先引标题，后引发文字号的方式进行引用。
（四）附件说明。公文附件的顺序号和名称。公文如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXX”）；附件名称后不加标点符号；附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐；正文中涉及附件处的标注内容、附件说明处的标注内容及附件的标注内容要一致。附件一般不盖印章。
（五）发文机关署名。署名应当用发文单位全称或者规范化简称且与发文单位标志、标题中的发文单位名称相一致。
（六）成文日期。成文日期署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。成文日期确定的原则是：凡会议通过的，以通过日期为准；单位负责人签发的，以签发日期为准；联合行文的，以最后签发的单位负责人签发的日期为准。成文日期应标注于正文之后，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应用全称，月、日不编虚位（即1不为01）。成文日期一般右空四字编排。
（七）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并于署名机关相符。印章用红色，不得出现空白印章。
单一行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文单位顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
当公文排版后所剩空白处不能容下印章、成文日期时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务必使印章与正文同处一面。
（八）附注。公文印发传达范围、联系人姓名和联系方式等需要说明的事项。如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。“请示”件应在附注处注明联系人和联系电话。
（九）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。
如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。
第十二条 版记部分包括抄送机关、印发机关和印发日期等要素。
（一）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关。如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。
（二）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。各部门、单位所发函件不标注印发单位和印发日期、分隔线。
第十三条 页码。公文页数顺序号。页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。
第十四条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。
第十五条 公文用纸幅面采用国际标准A4 型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。
第十六条 如无特殊说明,公文格式各要素一般用3号仿宋体字。文字从左至右横写、横排，原则上每页22行，每行28字，并撑满版心，特定情况可以作适当调整。
第十七条 公文中的表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一侧，双页码表头在切口一边。
第四章 行文规则
第十八条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。能通过面商、会商、电话联系和领导面示等方式解决或答复的问题，一般不再行文。
第十九条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。
第二十条 校内各部门、单位不得冠以文件头向校外各级、各部门、单位报送公文。
第二十一条 中共山东理工大学纪律检查委员会按照工作职责可以向各部门、单位行文。中国教育工会山东理工大学委员会和共青团山东理工大学委员会根据各自所属群团组织内的有关规定行文。
第二十二条 各党政管理部门依据部门职权可以相互行文，以函的形式安排部署日常工作事项、商洽工作、询问和答复问题、审批事项；一般不得向各党总支（党委）、各学院印发指令性公文；如需印发指令性公文，应报请校党委、校行政批转或由校党委办公室、校长办公室转发。
第二十三条 属于党政管理部门、直属单位职权范围内的工作安排，应当由党政管理部门、直属单位自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经学校审批的事项，经学校同意也可以由党政管理部门、直属单位行文，文中应当注明经校党委同意或经校行政同意。
第二十四条 党政管理部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，学校责令其纠正或撤销。
第二十五条 未经校党委或校行政同意，议事协调机构不得向各部门、单位印发指令性公文，一般不对外行文。
第五章 公文拟制
第二十六条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。
第二十七条 起草。学校的综合性公文，由校党委办公室、校长办公室组织起草或者由校党委办公室、校长办公室会同有关部门共同起草。党政管理部门拟以校党委、校行政名义或校党委办公室、校长办公室名义行文，应代拟文稿。重要公文，学校领导人应亲自起草或者主持起草。公文起草应当做到：
（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。
（二）一切从实际出发，深入调研论证，广泛听取意见，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。
（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。
（四）人名、地名、时间、数字、段落顺序和引文等准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法规范。
（五）公文中使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或者其规范缩写形式，应当在第一次出现时注明经国家语言文字工作部门或者其他有关部门审定的中文译名。
（六）文种正确，格式规范。
（七）公文涉及其他部门、单位职权范围内的事项，起草单位必须征求相关单位、部门意见，力求达成一致。
第二十八条 拟稿人应当清楚填写“山东理工大学拟稿纸”中有关要素，并送本部门负责人签字。拟办单位负责人审核的重点是：是否符合国家的法律法规和方针政策及学校有关规定；文字表述、文种使用、公文格式等是否符合规定；是否需要其它单位会签。
第二十九条 会签重点是：把握正文涉及本部门职权范围内需要配合执行或者核定的事项。会签部门如有不同意见，应明确表述，若只签姓名，则视为同意。
第三十条 审核。凡以校党委、校行政或校党委办公室、校长办公室名义印发的公文，在校领导签发前，必须由党委办公室、校长办公室审核。校党委办公室、校长办公室秘书初审签字后，送办公室主任或分管文秘工作的副主任审核签字。
审核重点是：是否确需行文，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合规定；是否需要其它单位会签；是否与学校已有的规章、政策相一致；是否需要经学校研究决定。需要由校领导签发的，由校党委办公室、校长办公室秘书报校领导签发。
经审核不宜发文的公文文稿，退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。
第三十一条 签发。公文一经签发即成定稿，并据此生效。签发人代表本发文单位对公文在政治上、内容上、文字上的正确性负完全责任。急件公文，签发人如果不在校内，可通过电话联系，经请示同意后，可先发文，再补办签发手续。公文签发应按照领导的分工和职权范围进行：
（一）以“中共山东理工大学委员会文件”、“中共山东理工大学委员会”版头制发的公文，由校党委书记签发。以“山东理工大学文件”、“山东理工大学”版头制发的公文，由校长或者主持工作的副校长签发。主要领导外出时，经授权委托后，可由被授权委托人签发并对授权委托的校领导负责。“中共山东理工大学委员会办公室文件”、“山东理工大学校长办公室文件”一般由校党委办公室、校长办公室主任签发，办公室主任认为有必要请校领导签发的，可报校领导签发。以部门或者单位名义制发的函件，由部门、单位主要负责人或者主持工作的负责人签发，部门负责人认为有必要请分管校领导签发的，可报分管校领导签发。各学院的党政公文分别由其党政负责人签发。
（二）需要经过会议通过的必须按照规定程序提交会议通过后再行签发。会议纪要由会议主持人签发。
（三）公文签发应在签发栏中写明“发”、“速发”等字样，并签全名和年月日。只签姓名，视为同意。签发人如认为需送其他负责人（或上级领导）事先阅知时，可注明“请先送×××阅后再发”。
第三十二条 修改和签发公文应当使用黑色或蓝黑色钢笔、中性笔。不得使用铅笔和圆珠笔等。签批、修改时应当在公文纸左侧留出装订位置。
第六章 公文办理
第三十三条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。
第三十四条 收文办理是指上级机关来文、平行单位来文和校内各部门、单位来文的办理过程，包括签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等程序。
（一）签收。办公室公文办理人员对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。签收如发现问题，必须及时向来问单位查询，并采取相应的处理措施。
（二）登记。办公室对收到来文后，要及时进行登记，对收文编号、收文时间、发文单位、来文字号、来文标题、承办期限等等进行详细登记。
（二）初审。公文办理人员对收到公文按有关规定进行初审。经初审不符合规定的公文，及时退回来问单位并说明理由。审核合格后的各类来文，并填写文件处理单，送办公室有关负责人提出拟办意见。
（四）承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。
批办性公文应按照有关规定，结合工作实际，提出准确规范、简明扼要的拟办意见，送有关领导批办。对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示阅知。凡涉及两个或两个以上部门办理的文件，批办时应注明主办部门。批办时间一般不超过3个工作日。需要答复的公文，要及时答复来文单位。
已批办的文件须按领导批示交由主办单位承办。承办时间一般不超过1周，紧急文件应当按文件时限要求办理，确有困难的应及时向来文单位说明原因。涉及两个及两个以上职能部门办理的文件，主办单位应及时、主动与协办单位协商办理。
（四）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。阅知性公文一般按照单位负责人职务排序从前向后传阅，批办性公文一般按照单位负责人职务排序从后向前传批。办理公文传阅应当严格履行登记和交接手续，随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。
（五）催办。公文转办后应主动掌握办理进展情况，督促承办部门按期办结。对超出办理时限要求的文件，办理人员要进行催办。
（六）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。
第三十五条 发文办理是指以学校名义制发公文的过程，包括复核、登记、印制、核发等程序。
（一）复核。已经签发的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。
（二）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数，并对公文标题、密级和保密期限、成文日期等详细记载。
（三）印制。公文一般由拟稿单位负责校对。由校党委办公室、校长办公室秘书通知拟稿单位校核后印制。印制时严格履行校对、制版、印刷、装订、用印等程序，确保公文印制质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。
（四）核发。公文印制完毕，应当对成品公文的文字、格式等再作核实，并对用纸、墨色、装订等进行检查，核实无误后准确及时分发。校内文件一般在办公自动化系统发布。学校公文在网上发布后，各部门、单位要及时在网上查收（每个工作日上午上班后、下班前，下午上班后、下班前各登录办公系统收看1次），并按程序办理，组织传达贯彻落实。
必要的纸质文件由拟稿部门负责按规定份数和发送范围发送。重要的和有办理时限的校内发文必须一一送交签收。送校外的重要文件必须用挂号发出或亲送签收。
第三十六条 整理归档。需要归档的公文及有关材料，各部门应当根据有关档案法律法规及学校档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。涉及两个以上部门办理的文件，由主办部门进行归档。
第七章 公文管理
第三十七条 校内各部门、单位应当严格执行公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。
第三十八条 外来公文由党委办公室、校长办公室机要科统一管理。学校党政公文由党委办公室、校长办公室秘书科统一管理。全校各部门、单位要有专人负责公文管理。涉密单位要按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。
第三十九条 公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。
外来涉密公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的单位或者其上级单位决定。经学校定密产生的涉密公文，其密级的变更或者解除由学校定密责任人决定。
第四十条 公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行；需要变更的，应当经发文机关批准。
涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文机关确定。非涉密公文，未经批准不得公开发布。
经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。
第四十一条 会议上一般不印发公文；确需印发的公文，应当在会议结束时即行收回。
第四十二条 严格落实涉密公文保密管理有关规定。
（一）涉密公文应当存放在符合安全保密要求的场所，配备必要的保密设备，与非涉密公文和材料分别存放，并定期进行清查、核对；涉密公文电子版（含过程稿）应当存储在涉密计算机或者专用涉密存储介质中。
（二）组织阅读、传达、审议或者以其他方式使用涉密公文，应当在符合安全保密要求的场所进行，严格限定知悉范围，并提出明确保密要求。
（三）涉密公文未经批准，不得携带外出。确需携带外出的，必须经发文机关或者发文机关授权的公文管理机关同意。
（四）涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定定期清理、清退或者销毁。
（五）涉密公文遗失或者泄密的，应当立即采取补救措施，并及时报告发文机关或者经发文机关授权的公文管理机关。
第四十三条 公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。
第四十四条 不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。
第四十五条 学校部门、单位合并时，全部公文应当随之合并管理；部门、单位撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交学校档案馆。
工作人员离岗离职时，所在部门、单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第四十六条 新设立的部门、单位可以根据工作需要向党委办公室、校长办公室提出发文立户申请。经审查符合条件的，列为发文单位。部门、单位合并、更名、撤销时，应对其发文户头进行相应调整或取消。
第八章 附 则
第四十七条 学校各独立法人单位的收发文办理可参照本办法执行。
第四十八条 本办法由校党委办公室、校长办公室负责解释。
第四十九条 本办法自发布之日起施行。2006年7月18日学校发布的《山东理工大学党政公文处理办法》停止执行。
第二条 本办法适用于校党委、校行政以及党政各部门、各党总支（党委）、各学院、直属单位和群团组织（下称各部门、单位）的公文处理。
第三条 学校公文是学校实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党和国家的路线方针政策，发布决策和部署工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。
第四条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列互相关联、衔接有序的工作。
第五条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第六条 各部门、单位负责人应高度重视并做好本部门、单位的公文处理工作。各部门、单位应设立专（兼）职文秘人员负责本部门、单位的公文处理工作。专（兼）职文秘人员应当具有较高的政治和业务素质，恪尽职守，严谨细致，遵守纪律，保守秘密。
第七条 校党委办公室、校长办公室主管学校的公文处理工作，负责学校公文制发、办理、管理及安全保密，制定与实施学校公文处理工作规章制度；负责对各部门、单位的公文处理工作进行业务指导和督促检查。
第二章 公文种类
第八条 学校适用的公文种类主要包括：
（一）决议。适用于经学校党代会、教代会等重大会议讨论通过并要求贯彻执行的重要决策事项。
（二）决定。适用于学校对某些重要问题或重大事项做出决策和部署。
（三）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（四）通知。适用于传达上级机关指示精神；要求各部门周知或者办理的事项；批转、转发公文；发布规章制度，印发工作总结、计划等。
（五）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
（六）报告。适用于向上级机关汇报工作，反映情况，回复上级机关询问等。
（七）请示。适用于向上级机关请求指示、批准或帮助。
（八）批复。适用于答复下级部门、单位的请示事项。
（九）函。适用于同级或不相隶属部门、单位之间商洽工作，询问或答复问题，请求批准和答复审批事项。
（十）纪要。适用于记载和传达会议主要情况和议定事项。
第三章 公文格式
第九条 公文一般由版头、主体和版记等3部分组成。
第十条 公文版头部分包括：份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人等要素。
（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。一般用6位3号黑体阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。
（二）密级和保密期限。涉及国家和学校秘密的公文应当标明秘密等级和保密期限。用3号黑体字顶格编排在版心左上角第二行。密级和保密期限用“★”隔开。
（三）紧急程度。紧急公文应当在版心左上角用3号黑体字顶格标注紧急程度。如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
（四）发文单位标志。由发文单位全称或者规范化简称加“文件”组成，也可只用发文单位全称或规范化简称，红色套印。联合行文时，发文单位标志可以并用联合发文单位名称，也可以单独用主办单位名称。学校发文单位标志主要形式及使用范围：
1.“中共山东理工大学委员会文件”、“山东理工大学文件”适用于印发学校决定、工作部署、以学校党委、行政名义下发的学校综合性通知、工作安排等；批复、批转校内各部门、单位的重要请示、报告、意见；公布根据学校决定设置和调整的各类机构；任免干部，校级表彰奖励和惩处；公布由党委常委会议、校长办公会议通过的规章制度等。
2.“中共山东理工大学委员会”、“山东理工大学”适用于向上级党委政府及有关部门的请示、报告；向不相隶属的校外各级党政管理部门询问、商榷、答复、请求批准有关事项；向校外不相隶属的单位询问、商榷或答复有关事项；发布学校各类专题会议纪要。
3.“中共山东理工大学委员会办公室文件”、“山东理工大学校长办公室文件”适用于转发上级机关的重要文件；印发上级领导和学校领导的重要讲话；印发部门规章和职责范围；印发非常设机构换届、成员调整名单；启用或废止校属管理机构和单位的印章；根据学校授权和决定，就全校带有综合性的工作做出具体安排和布置等。
4.“山东理工大学党委办公室”、“山东理工大学校长办公室”适用于印发全校性的重要会议通知和工作安排；印发学校非正式公布的讨论稿、征求意见稿；以校党委办公室、校长办公室名义出具的说明类函件等。
5.“中共山东理工大学纪律检查委员会文件”、“中国教育工会山东理工大学委员会文件”、“共青团山东理工大学委员会文件”、“山东理工大学学位评定委员会文件”分别适用于纪委、工会、团委和学位评定委员会制发公文。
6.“山东理工大学××处（部）”适用于印发部门、直属单位职权范围内的工作安排，印发根据上级和学校的工作部署，要求各单位和人员需要办理或知晓的事项；印发由各部门、直属单位向校内其它部门和单位答复的事项等。
7.“山东理工大学××党总支（党委）”和“山东理工大学××学院”适用于就本党总支（党委）和本学院的工作和有关事项做出安排；院级的表彰奖励和惩处；向学校及有关管理部门就有关问题、情况进行询问、商榷、答复、报告、请示等。
8.“中共山东理工大学委员会常务委员会会议纪要”、“山东理工大学校长办公会议纪要”，分别适用于印发党委常委会议、校长办公会议纪要。
学校党委、行政、党办、校办文件版头发文单位标志居中排布，高24毫米、宽140毫米，上边缘至版心上边缘为35毫米，下边缘与版头分隔线间隔35毫米。各部门、单位函件发文单位标志一般为高15毫米、宽140毫米，发文单位标志与分隔线间隔10毫米。
（五）发文字号。正式公文须编发文字号，发文字号一般由学校或部门、单位代字、年份、发文顺序号等部分组成。发文代字是发文部门、单位名称的简称，校党委的发文代字为“鲁理工大党发”，校行政的发文代字为“鲁理工大政发”，各部门、直属单位和学院的发文代字见附件，学位评定委员会的发文代字为“鲁理工大学位”。发文年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入。发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。如校党委文件的发文字号为“鲁理工大党发〔20××〕××号”，校行政文件的发文字号为“鲁理工大政发〔20××〕××号”。
普发性公文的发文字号编排在发文单位标志下空两行位置，居中排布在版头分隔线的上方；上行文的发文字号居左空一字编排在版头分隔线的左上方，与最后一个签发人姓名处在同一行。各部门、单位发文字号标注在版头分隔线的右下方。
（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字。签发人姓名用3号楷体。学校上行文签发人姓名要注在版头分隔线上方居右空一字，发文字号适度左移；各部门、单位上行文的签发人标注在红色双线下方居右空一字，发文字号适度左移。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。
第十一条 公文主体部分包括：标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章等。
（一）公文标题。公文标题应准确简要地概括公文的主要内容，一般由发文机关名称或规范的简称、事由和文种组成。标题一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形，不采用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏形。转发类公文标题，应避免冗长。在公文标题中，除法规、规章和规范性文件名称加书名号外，一般不加标点符号。
（二）主送机关。公文的主要受理机关。一般公文的主送机关编排于标题下空一行位置，居左顶格并加冒号。
1.校党委、党委各部门发至全校的文件，“主送机关”写“各党总支（党委），校党委各部门，各群团组织”；校行政、行政各部门发至全校的文件，“主送机关”写“各学院，校行政各部门、各直属单位”。发文范围较小的文件，“主送机关”写“各有关部门、单位”或直接列明部门、单位名称。
2.校党委、校行政对外行文，“主送机关”直接列明收文机关名称。
3.各部门、单位报校党委的请示、报告，主送机关写“校党委”；报校行政的，主送机关写“校行政”。
（三）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注，特殊情况下可以作适当调整；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字标注。标点符号应当符合排版规则，数字，年份不拆行。正文中需要引用其他公文时，按照先引标题，后引发文字号的方式进行引用。
（四）附件说明。公文附件的顺序号和名称。公文如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXX”）；附件名称后不加标点符号；附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐；正文中涉及附件处的标注内容、附件说明处的标注内容及附件的标注内容要一致。附件一般不盖印章。
（五）发文机关署名。署名应当用发文单位全称或者规范化简称且与发文单位标志、标题中的发文单位名称相一致。
（六）成文日期。成文日期署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。成文日期确定的原则是：凡会议通过的，以通过日期为准；单位负责人签发的，以签发日期为准；联合行文的，以最后签发的单位负责人签发的日期为准。成文日期应标注于正文之后，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应用全称，月、日不编虚位（即1不为01）。成文日期一般右空四字编排。
（七）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并于署名机关相符。印章用红色，不得出现空白印章。
单一行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文单位顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
当公文排版后所剩空白处不能容下印章、成文日期时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务必使印章与正文同处一面。
（八）附注。公文印发传达范围、联系人姓名和联系方式等需要说明的事项。如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。“请示”件应在附注处注明联系人和联系电话。
（九）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。
如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。
第十二条 版记部分包括抄送机关、印发机关和印发日期等要素。
（一）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关。如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。
（二）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。各部门、单位所发函件不标注印发单位和印发日期、分隔线。
第十三条 页码。公文页数顺序号。页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。
第十四条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。
第十五条 公文用纸幅面采用国际标准A4 型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。
第十六条 如无特殊说明,公文格式各要素一般用3号仿宋体字。文字从左至右横写、横排，原则上每页22行，每行28字，并撑满版心，特定情况可以作适当调整。
第十七条 公文中的表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一侧，双页码表头在切口一边。
第四章 行文规则
第十八条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。能通过面商、会商、电话联系和领导面示等方式解决或答复的问题，一般不再行文。
第十九条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。
第二十条 校内各部门、单位不得冠以文件头向校外各级、各部门、单位报送公文。
第二十一条 中共山东理工大学纪律检查委员会按照工作职责可以向各部门、单位行文。中国教育工会山东理工大学委员会和共青团山东理工大学委员会根据各自所属群团组织内的有关规定行文。
第二十二条 各党政管理部门依据部门职权可以相互行文，以函的形式安排部署日常工作事项、商洽工作、询问和答复问题、审批事项；一般不得向各党总支（党委）、各学院印发指令性公文；如需印发指令性公文，应报请校党委、校行政批转或由校党委办公室、校长办公室转发。
第二十三条 属于党政管理部门、直属单位职权范围内的工作安排，应当由党政管理部门、直属单位自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经学校审批的事项，经学校同意也可以由党政管理部门、直属单位行文，文中应当注明经校党委同意或经校行政同意。
第二十四条 党政管理部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，学校责令其纠正或撤销。
第二十五条 未经校党委或校行政同意，议事协调机构不得向各部门、单位印发指令性公文，一般不对外行文。
第五章 公文拟制
第二十六条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。
第二十七条 起草。学校的综合性公文，由校党委办公室、校长办公室组织起草或者由校党委办公室、校长办公室会同有关部门共同起草。党政管理部门拟以校党委、校行政名义或校党委办公室、校长办公室名义行文，应代拟文稿。重要公文，学校领导人应亲自起草或者主持起草。公文起草应当做到：
（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。
（二）一切从实际出发，深入调研论证，广泛听取意见，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。
（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。
（四）人名、地名、时间、数字、段落顺序和引文等准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法规范。
（五）公文中使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或者其规范缩写形式，应当在第一次出现时注明经国家语言文字工作部门或者其他有关部门审定的中文译名。
（六）文种正确，格式规范。
（七）公文涉及其他部门、单位职权范围内的事项，起草单位必须征求相关单位、部门意见，力求达成一致。
第二十八条 拟稿人应当清楚填写“山东理工大学拟稿纸”中有关要素，并送本部门负责人签字。拟办单位负责人审核的重点是：是否符合国家的法律法规和方针政策及学校有关规定；文字表述、文种使用、公文格式等是否符合规定；是否需要其它单位会签。
第二十九条 会签重点是：把握正文涉及本部门职权范围内需要配合执行或者核定的事项。会签部门如有不同意见，应明确表述，若只签姓名，则视为同意。
第三十条 审核。凡以校党委、校行政或校党委办公室、校长办公室名义印发的公文，在校领导签发前，必须由党委办公室、校长办公室审核。校党委办公室、校长办公室秘书初审签字后，送办公室主任或分管文秘工作的副主任审核签字。
审核重点是：是否确需行文，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合规定；是否需要其它单位会签；是否与学校已有的规章、政策相一致；是否需要经学校研究决定。需要由校领导签发的，由校党委办公室、校长办公室秘书报校领导签发。
经审核不宜发文的公文文稿，退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。
第三十一条 签发。公文一经签发即成定稿，并据此生效。签发人代表本发文单位对公文在政治上、内容上、文字上的正确性负完全责任。急件公文，签发人如果不在校内，可通过电话联系，经请示同意后，可先发文，再补办签发手续。公文签发应按照领导的分工和职权范围进行：
（一）以“中共山东理工大学委员会文件”、“中共山东理工大学委员会”版头制发的公文，由校党委书记签发。以“山东理工大学文件”、“山东理工大学”版头制发的公文，由校长或者主持工作的副校长签发。主要领导外出时，经授权委托后，可由被授权委托人签发并对授权委托的校领导负责。“中共山东理工大学委员会办公室文件”、“山东理工大学校长办公室文件”一般由校党委办公室、校长办公室主任签发，办公室主任认为有必要请校领导签发的，可报校领导签发。以部门或者单位名义制发的函件，由部门、单位主要负责人或者主持工作的负责人签发，部门负责人认为有必要请分管校领导签发的，可报分管校领导签发。各学院的党政公文分别由其党政负责人签发。
（二）需要经过会议通过的必须按照规定程序提交会议通过后再行签发。会议纪要由会议主持人签发。
（三）公文签发应在签发栏中写明“发”、“速发”等字样，并签全名和年月日。只签姓名，视为同意。签发人如认为需送其他负责人（或上级领导）事先阅知时，可注明“请先送×××阅后再发”。
第三十二条 修改和签发公文应当使用黑色或蓝黑色钢笔、中性笔。不得使用铅笔和圆珠笔等。签批、修改时应当在公文纸左侧留出装订位置。
第六章 公文办理
第三十三条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。
第三十四条 收文办理是指上级机关来文、平行单位来文和校内各部门、单位来文的办理过程，包括签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等程序。
（一）签收。办公室公文办理人员对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。签收如发现问题，必须及时向来问单位查询，并采取相应的处理措施。
（二）登记。办公室对收到来文后，要及时进行登记，对收文编号、收文时间、发文单位、来文字号、来文标题、承办期限等等进行详细登记。
（二）初审。公文办理人员对收到公文按有关规定进行初审。经初审不符合规定的公文，及时退回来问单位并说明理由。审核合格后的各类来文，并填写文件处理单，送办公室有关负责人提出拟办意见。
（四）承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。
批办性公文应按照有关规定，结合工作实际，提出准确规范、简明扼要的拟办意见，送有关领导批办。对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示阅知。凡涉及两个或两个以上部门办理的文件，批办时应注明主办部门。批办时间一般不超过3个工作日。需要答复的公文，要及时答复来文单位。
已批办的文件须按领导批示交由主办单位承办。承办时间一般不超过1周，紧急文件应当按文件时限要求办理，确有困难的应及时向来文单位说明原因。涉及两个及两个以上职能部门办理的文件，主办单位应及时、主动与协办单位协商办理。
（四）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。阅知性公文一般按照单位负责人职务排序从前向后传阅，批办性公文一般按照单位负责人职务排序从后向前传批。办理公文传阅应当严格履行登记和交接手续，随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。
（五）催办。公文转办后应主动掌握办理进展情况，督促承办部门按期办结。对超出办理时限要求的文件，办理人员要进行催办。
（六）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。
第三十五条 发文办理是指以学校名义制发公文的过程，包括复核、登记、印制、核发等程序。
（一）复核。已经签发的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。
（二）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数，并对公文标题、密级和保密期限、成文日期等详细记载。
（三）印制。公文一般由拟稿单位负责校对。由校党委办公室、校长办公室秘书通知拟稿单位校核后印制。印制时严格履行校对、制版、印刷、装订、用印等程序，确保公文印制质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。
（四）核发。公文印制完毕，应当对成品公文的文字、格式等再作核实，并对用纸、墨色、装订等进行检查，核实无误后准确及时分发。校内文件一般在办公自动化系统发布。学校公文在网上发布后，各部门、单位要及时在网上查收（每个工作日上午上班后、下班前，下午上班后、下班前各登录办公系统收看1次），并按程序办理，组织传达贯彻落实。
必要的纸质文件由拟稿部门负责按规定份数和发送范围发送。重要的和有办理时限的校内发文必须一一送交签收。送校外的重要文件必须用挂号发出或亲送签收。
第三十六条 整理归档。需要归档的公文及有关材料，各部门应当根据有关档案法律法规及学校档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。涉及两个以上部门办理的文件，由主办部门进行归档。
第七章 公文管理
第三十七条 校内各部门、单位应当严格执行公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。
第三十八条 外来公文由党委办公室、校长办公室机要科统一管理。学校党政公文由党委办公室、校长办公室秘书科统一管理。全校各部门、单位要有专人负责公文管理。涉密单位要按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。
第三十九条 公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。
外来涉密公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的单位或者其上级单位决定。经学校定密产生的涉密公文，其密级的变更或者解除由学校定密责任人决定。
第四十条 公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行；需要变更的，应当经发文机关批准。
涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文机关确定。非涉密公文，未经批准不得公开发布。
经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。
第四十一条 会议上一般不印发公文；确需印发的公文，应当在会议结束时即行收回。
第四十二条 严格落实涉密公文保密管理有关规定。
（一）涉密公文应当存放在符合安全保密要求的场所，配备必要的保密设备，与非涉密公文和材料分别存放，并定期进行清查、核对；涉密公文电子版（含过程稿）应当存储在涉密计算机或者专用涉密存储介质中。
（二）组织阅读、传达、审议或者以其他方式使用涉密公文，应当在符合安全保密要求的场所进行，严格限定知悉范围，并提出明确保密要求。
（三）涉密公文未经批准，不得携带外出。确需携带外出的，必须经发文机关或者发文机关授权的公文管理机关同意。
（四）涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定定期清理、清退或者销毁。
（五）涉密公文遗失或者泄密的，应当立即采取补救措施，并及时报告发文机关或者经发文机关授权的公文管理机关。
第四十三条 公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。
第四十四条 不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。
第四十五条 学校部门、单位合并时，全部公文应当随之合并管理；部门、单位撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交学校档案馆。
工作人员离岗离职时，所在部门、单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第四十六条 新设立的部门、单位可以根据工作需要向党委办公室、校长办公室提出发文立户申请。经审查符合条件的，列为发文单位。部门、单位合并、更名、撤销时，应对其发文户头进行相应调整或取消。
第八章 附 则
第四十七条 学校各独立法人单位的收发文办理可参照本办法执行。
第四十八条 本办法由校党委办公室、校长办公室负责解释。
第四十九条 本办法自发布之日起施行。2006年7月18日学校发布的《山东理工大学党政公文处理办法》停止执行。